С какой даты электронная транспортная накладная стала обязательной

С 1 сентября 2026 года при коммерческих автомобильных грузоперевозках транспортная накладная по общему правилу формируется в электронном виде.

Нужно ли переводить в электронный вид путевой лист

Не обязательно. Минтранс разъясняет, что путевой лист может оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Если он сформирован электронно, он направляется в ГИС ЭПД.

ЭТрН касается только транспортных компаний

Нет. В перевозочном процессе участвуют также грузоотправители, грузополучатели и экспедиторы. Требования могут затронуть компанию, даже если перевозка не является ее основным видом деятельности.

Может ли налоговая получить сведения из электронных перевозочных документов

ГИС ЭПД предусматривает предоставление содержащихся в ЭПД сведений определенным государственным органам, а ФНС прямо указывает на упрощение доступа контрольно-надзорных органов к информации о перевозках и грузах.

Означает ли указание водителя в ЭТрН, что его обязательно нужно принять в штат

Нет. Само участие водителя в перевозке не определяет автоматически характер его отношений с конкретной компанией — нужно смотреть, кто является перевозчиком и на каком основании человек фактически выполняет работу. Но бизнесу стоит проверить оформление водителей и других людей, регулярно участвующих в перевозках, чтобы юридическое оформление соответствовало реальным отношениям.

office@ya-buh.ru
+7 (812) 470-99-23

Max

Понятные отчёты на «человеческом языке», с расшифровкой цифр и пояснениями.

Вам перезвонить?

Напишите нам
в удобный мессенджер

Пн-Пт: с 9:00 до 17:00

+7 (812) 470-99-23

Вам перезвонить?

+7 (812) 470-99-23

меню

5.0

Электронные транспортные накладные — что изменилось с 1.09.2026

Q: Что грозит за использование бумажной накладной вместо электронной

До 1 марта 2027 года действует нештрафуемый период: на дороге инспекторы Ространснадзора и ГИБДД ограничиваются устным предупреждением. Но это не освобождает от налоговых рисков — при отсутствии надлежащего документа расходы на перевозку могут не признать, что приводит к доначислению налога, а также от обязанности регистрации в реестре «ГосЛог», за нарушение которой юридическому лицу грозит отдельный штраф.

Автор: Татьяна Журкина, основатель компании «Я Бухгалтер», бухгалтер с многолетним практическим стажем.

20 сентября 2026

С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные (ЭТрН) стали обязательными при коммерческих автомобильных грузоперевозках — данные о перевозке теперь формируются не на бумаге, а передаются через операторов в государственную систему. Но сводить реформу к простой замене бумажного документа электронным — ошибка: государство получает цифровой след всей перевозки, а бизнесу важно заранее проверить всю цепочку — кто отправляет товар, кто его везет, кто принимает груз и на каком основании работают люди, фактически задействованные в перевозке.

Что такое электронные транспортные накладные (ЭТрН)

Электронная транспортная накладная — это не скан бумажного документа и не файл, который стороны отправили друг другу по почте. Это документ установленного электронного формата, который передается в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Оператором ГИС ЭПД выступает Минтранс России, а компании взаимодействуют с системой через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов. В результате каждая перевозка оставляет цифровой след в единой государственной системе, а не существует только на бумаге у сторон сделки.

Что именно изменилось с 1 сентября 2026 года

С этой даты вступили в силу положения Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ об обязательном переходе на электронные перевозочные документы. Правило касается не только классической транспортной накладной — под него попадает целый набор документов, связанных с перевозкой груза.

В электронном виде теперь оформляются:

транспортная накладная при автомобильной перевозке;
заказ и заявка на перевозку груза автомобильным транспортом;
транспортная железнодорожная накладная;
грузовая накладная при воздушной перевозке;
экспедиторские документы.

Минтранс разъясняет: с 1 сентября 2026 года заключение договора автомобильной перевозки груза подтверждается транспортной накладной, сформированной именно в электронном виде. Путевой лист при этом не стал исключительно электронным — его можно оформлять и на бумаге, а часть перевозок по-прежнему допускает бумажный документооборот, если это прямо предусмотрено законодательством. Поэтому перед переходом важно смотреть не только на общее правило, но и на то, какое исключение применимо к конкретной перевозке.

Зачем государству цифровой след перевозки

На первый взгляд может показаться, что речь просто об очередном переходе с бумаги на электронный документооборот. Но цель реформы шире: Минтранс прямо говорит о формировании цифрового следа перевозки — данные становятся доступны для анализа, а единые форматы ускоряют обмен информацией между всеми участниками процесса.

ГИС ЭПД получает электронные перевозочные документы, обрабатывает и хранит содержащиеся в них сведения и предоставляет их определенным государственным органам. Раньше разные части одной хозяйственной операции могли существовать отдельно друг от друга: договор, реализация, бухгалтерские документы и бумажная транспортная накладная жили как бы в параллельных мирах. Теперь транспортная часть сделки становится цифровой и связывается с остальными данными о хозяйственной операции.

Цель реформы можно разделить на три составляющие:

для бизнеса — ускорить документооборот и взаиморасчеты между участниками перевозки;
для государства — получить достоверные структурированные данные о реальных грузопотоках;
для контроля — сделать движение грузов прозрачнее и упростить доступ государственных органов к информации о перевозках.

Таким образом, ЭТрН — это не только про удобство обмена документами, но и про то, что каждая перевозка теперь оставляет заметный цифровой след, который можно сопоставить с остальными документами сделки.

Кого касается обязательный переход на электронный формат

Новый порядок затрагивает всех участников коммерческого перевозочного процесса: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. ФНС отдельно подчеркивает, что требования распространяются на участников транспортного процесса независимо от сферы их основной деятельности.

Это принципиальный момент: можно вообще не быть транспортной компанией, но регулярно отправлять или получать товары автомобильным транспортом — и тогда новый порядок все равно может затронуть бизнес. Поэтому фраза «мы ничего не перевозим, у нас этим занимается транспортная компания» не освобождает от необходимости разбираться с ЭПД — нужно четко определить свою роль в конкретной перевозке.

Кто составляет электронную транспортную накладную

По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное — такое разъяснение приводит Минтранс со ссылкой на устав автомобильного транспорта и Гражданский кодекс РФ. Дальше документ последовательно проходит через всех участников перевозочного процесса уже в электронном виде.

Поэтому до начала работы недостаточно просто купить доступ к сервису электронного документооборота — нужно распределить роли внутри компании: кто формирует документ, кто проверяет сведения, кто подписывает и кто отвечает за взаимодействие с перевозчиком и другими контрагентами.

Какие штрафы грозят за отсутствие ЭТрН

Именно вопрос ответственности вызывает больше всего путаницы, потому что в информационном поле одновременно существуют два взаимоисключающих слуха: «штрафов не будет еще полгода» и «штрафуют уже жестко». Правильный ответ — где-то посередине, и в нем стоит разобраться отдельно.

Минтранс сообщил о нештрафуемом периоде с 1 сентября 2026 года по 1 марта 2027 года — на этот срок сотрудники Ространснадзора и ГИБДД при проверке документов на дороге не привлекают перевозчиков и водителей к административной ответственности за использование бумажной накладной вместо электронной, ограничиваясь устным предупреждением. Специального состава правонарушения именно за отсутствие электронной транспортной накладной в Кодексе об административных правонарушениях пока нет — на дороге применяются общие нормы о наличии документов на перевозку груза.

Но мораторий не отменяет сам закон и точно не закрывает налоговые риски, которые действуют независимо от него:

при отсутствии надлежащим образом оформленного перевозочного документа налоговая может не признать расходы на перевозку;
непризнание расходов ведет к доначислению налога и штрафу за его неуплату;
отдельно с 1 марта 2026 года экспедиторы обязаны состоять в реестре на платформе «ГосЛог», а за работу без такой регистрации юридическому лицу грозит существенный штраф — при первом нарушении заметно меньше, чем при повторном;
с 1 марта 2027 года аналогичная обязанность регистрации в реестре наступает для перевозчиков.

Отсюда вывод, о котором часто забывают: нештрафуемый период на дороге — это не то же самое, что отсутствие обязанности переходить на электронный формат. Компании нужно время, чтобы выбрать оператора, настроить процессы и обучить сотрудников, — и разумнее использовать переходный период именно на это, а не как повод отложить переход.

Что теперь может видеть государство

Здесь важно не впадать в крайности и не утверждать, что «налоговая теперь видит вообще все». Но объем структурированных данных действительно увеличивается: ФНС указывает, что переход на электронные перевозочные документы упрощает контрольно-надзорным органам доступ к информации о перевозках и грузах.

Если компания показывает приобретение и последующую реализацию товара, теперь помимо бухгалтерского комплекта документов появляются электронные сведения, связанные непосредственно с перевозкой. Для бизнеса из этого следует простой, но важный вывод: документы одной хозяйственной операции должны рассказывать одну и ту же историю — кто продал товар, кто его отправил, кто перевозил, куда доставили и кто получил. Чем больше этих данных становится цифровыми, тем проще технически сопоставить сведения из разных источников и заметить несовпадение.

Кто фактически перевозит груз — и почему это важно

Об этой стороне перехода на ЭТрН говорят заметно меньше, хотя она напрямую касается кадровых рисков бизнеса. ФНС в рекомендациях по переходу на транспортный электронный документооборот прямо указывает, что компании необходимо предоставить доступ к сервису сотрудникам, назначить администратора и при необходимости подключить водителей.

То есть цифровизация касается не только организации и груза — в перевозочном процессе появляются конкретные люди, чье участие теперь фиксируется в системе. Водитель может быть штатным сотрудником перевозчика, перевозку может выполнять индивидуальный предприниматель, компания может заключить договор с транспортной организацией — возможны разные законные варианты. Само упоминание конкретного водителя в электронных перевозочных документах не означает автоматически наличие трудовых отношений с грузоотправителем или грузополучателем. Но если человек систематически выполняет перевозки в интересах одной и той же компании, цифровой документооборот делает это участие более заметным — и дальше возникает отдельный вопрос: соответствует ли фактическая модель работы тому, как отношения оформлены юридически.

Мы уже видим эту проблему на практике: в «Я Бухгалтер» начали поступать запросы от клиентов на оформление сотрудников, участвующих в перевозках. К этому не стоит относиться как к чисто техническому вопросу подключения человека к системе. Если компания использует собственных водителей, стоит проверить:

кто фактически выполняет перевозки;
оформлены ли отношения с этими людьми документально;
соответствует ли оформление реальному характеру работы;
кто выступает перевозчиком по документам;
совпадает ли это с тем, как перевозка организована фактически.

Если перевозку выполняет сторонняя компания или индивидуальный предприниматель, важно четко понимать, кто именно является перевозчиком и кто отвечает за оформление соответствующей части электронного документа. ЭТрН сама по себе не создает трудовые отношения, но она создает дополнительный цифровой след фактической перевозки — и именно поэтому переход на ЭПД стоит рассматривать шире, чем просто задачу «подключить программу до определенной даты».

Что бизнес получает от перехода на ЭТрН

У электронных перевозочных документов есть и вполне практические преимущества, о которых не стоит забывать за разговорами о контроле. ФНС среди плюсов называет сокращение расходов на бумагу, печать и курьерские услуги, электронное хранение документов, возможность одновременной работы нескольких участников перевозки с одним документом и ускорение взаиморасчетов.

По данным ФНС, отсутствие необходимости пересылать бумажный оригинал транспортной накладной позволяет ускорить оплату перевозки в среднем на двадцать дней. Кроме того, поскольку государственные органы получают часть информации напрямую через систему, ожидается сокращение количества запросов документов у самого бизнеса. То есть идея ЭПД не сводится исключительно к усилению контроля — для компании это может означать меньше бумажной работы, быстрее закрытые документы и более оперативные расчеты с контрагентами.

Что бизнесу нужно проверить после перехода на ЭТрН

Покупка доступа к сервису электронного документооборота — лишь один пункт в списке задач. Проверить нужно всю цепочку перевозки целиком, а не только факт технического подключения:

Определить, в каких перевозках участвует компания. Важно учитывать не только роль перевозчика, но и роль грузоотправителя или грузополучателя.
Понять свою роль в документах. Кто должен сформировать электронную накладную и какие действия должна выполнить именно ваша компания.
Выбрать оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Обмен с ГИС ЭПД происходит только через таких операторов.
Определить сотрудников, которые будут работать с документами. Назначить ответственных, предоставить необходимые доступы и организовать подписание.
Проверить водителей. Установить, кто фактически перевозит груз и на каком юридическом основании построены отношения с этим человеком.
Проверить договоры с перевозчиками и контрагентами. Должно быть понятно, кто отвечает за перевозку и оформление соответствующей части документа.
Сопоставить документы и реальный бизнес-процесс. Продажа товара, перевозка и получение груза не должны существовать как три не связанные между собой истории.

Такой алгоритм закрывает не только формальное требование закона, но и защищает бизнес от более дорогих последствий — доначислений, споров с контрагентами и претензий к оформлению людей, участвующих в перевозках.

Часто задаваемые вопросы

Материал носит информационный характер и не заменяет индивидуальную консультацию для конкретной ситуации. Порядок ведения бухгалтерского и налогового учета зависит от вида деятельности, системы налогообложения и особенностей бизнеса. Актуальность приведённой информации — на дату публикации статьи.

Позвоните нам:

+7 (812) 470-99-23

Напишите нам:

office@ya-buh.ru

Режим работы:

Будем рады видеть Вас в нашем офисе

Пн-Пт: с 9:00 до 17:00
Сб, Вс: выходные

Приезжайте к нам:

г. Санкт-Петербург, пр. Энергетиков, д. 8, корп. 2, офис 206, 2 этаж
г. Санкт-Петербург, г. Пушкин, ул. Колокольный пер., д. 5 (вход со стороны ул. Парковой)

Мы онлайн:

г. Санкт-Петербург, пр. Энергетиков, д. 4, корп. 1, офис 1215, 12 этаж

г. Санкт-Петербург, г. Пушкин, ул. Колокольный пер., д. 5 (вход со стороны ул. Парковой)