От чего зависит стоимость бухгалтерского обслуживания: разбираем на примерах

Бухгалтерское обслуживание — это набор работ, а не одна услуга. В него могут входить: учет первичных документов и банковских операций, расчет налогов и подготовка деклараций, формирование бухгалтерской отчетности, расчет заработной платы и взносов, кадровое делопроизводство, сверки с контрагентами и налоговой, ответы на запросы инспекции, консультации, управленческие отчеты.

Состав определяется задачами клиента. Можно передать всю бухгалтерскую функцию либо отдельные участки: например, оставить первичные документы и кадры внутри компании, а налоги и отчетность поручить внешнему исполнителю. Чем шире передаваемый перечень, тем выше объем работ, и тем сильнее на цену влияют остальные факторы.

В «Я Бухгалтер» состав сопровождения определяется под задачи конкретного клиента, а стоимость связана с фактическим объемом работ и операций; выполненные работы учитываются по конкретным номенклатурам. Расчет заработной платы и кадровое делопроизводство при этом относятся к разным направлениям.

Организационно-правовая форма и режим налогообложения. Индивидуальный предприниматель и ООО ведут учет по-разному: у ООО обязательна бухгалтерская отчетность и полный набор регистров, у ИП на упрощенной системе учет доходов и расходов проще. Режим определяет, какие налоги считаются и какие декларации сдаются. Общая система налогообложения с НДС требует больше расчетов, книг покупок и продаж и проверки счетов-фактур, чем упрощенная. Смена режима или появление обязанности платить НДС обычно меняет объем работы.

Количество и сложность операций. Чем больше платежей, документов и контрагентов, тем больше времени уходит на обработку. Важна и структура: сто однотипных платежей от розничных покупателей обрабатываются быстрее, чем двадцать сделок с индивидуальными условиями, предоплатами, возвратами и взаимозачетами.

Вид деятельности. Торговля со складскими остатками, производство с расчетом себестоимости, строительство, услуги с лицензируемыми видами деятельности, внешнеэкономическая деятельность требуют дополнительных учетных процедур. Некоторые виды отчетности зависят от вида деятельности и состава активов.

Штат и кадровая работа. Каждый сотрудник — это начисление зарплаты, налог на доходы физических лиц, страховые взносы, отчеты по сотрудникам, отпуска и больничные. Кадровое делопроизводство: приемы, переводы, увольнения, графики отпусков, ведение личных дел — отдельная работа с отдельным объемом. Если сотрудников нет, этих расходов нет; если есть иностранные работники или сменный график, работ становится больше.

Структура компании. Несколько юридических лиц, обособленные подразделения, операции между взаимосвязанными компаниями, филиалы в разных регионах умножают число отчетов и сверок.

Состояние учета на старте. Если учет вел предыдущий исполнитель, и в нем есть пропущенные документы, неразнесенные платежи или нерассчитанные периоды, до начала нормальной работы нужно привести его в порядок. Это отдельный объем работ, и он может оплачиваться отдельно от ежемесячного обслуживания. Масштаб определяется по результатам проверки данных.

Распределение задач между клиентом и исполнителем. Если клиент самостоятельно сканирует документы, сверяет акты и передает данные в установленные сроки, трудозатраты бухгалтера ниже. Если документы приходится запрашивать и собирать, затрат больше. Поэтому распределение ролей фиксируют до начала работы.

Срочность и формат взаимодействия. Работа в обычном режиме и по срочным запросам оценивается по-разному. Формат связи, электронный документооборот, личные встречи, выезды тоже учитываются.

Дополнительные работы. Консультации по налоговым вопросам, участие в проверках, ответы на требования налоговой, подготовка управленческих отчетов, бюджетирование чаще всего не входят в базовый перечень автоматически и согласуются отдельно. Возможность консультации не означает, что любая консультация включена в тариф; это нужно уточнять в договоре.

Профили ниже условные. Они не относятся к реальным клиентам и не содержат цен: их цель показать, какие параметры двигают объем работы.

Пример 1. Индивидуальный предприниматель на упрощенной системе, работает один, оказывает услуги юридическим лицам. За месяц примерно десять-пятнадцать поступлений и несколько расходов, документы оформляются в электронном виде. В такой ситуации бухгалтеру нужно вести книгу доходов и расходов, рассчитывать налог и страховые взносы и сдавать декларацию. Объем работы минимальный, и он сильнее всего растет с числом операций и появлением первого сотрудника.

Пример 2. ООО на упрощенной системе с пятью сотрудниками, оказывает услуги и закупает материалы у нескольких поставщиков. К налогам и отчетности добавляются расчет заработной платы, отпусков и больничных, отчеты по сотрудникам, кадровые документы. Если все это передается внешнему исполнителю, обслуживание включает два направления: учет и налоги, а также зарплату с кадрами. Их можно передавать вместе или раздельно, и это отражается на объеме работ.

Пример 3. ООО на общей системе налогообложения с НДС: оптовая торговля, склад, часть товаров импортируется, несколько банковских счетов, взаимные расчеты с покупателями по отсрочке. Здесь возрастает число документов, проводок и проверок: учет товаров и себестоимости, счета-фактуры, расчет и отчетность по НДС, таможенные документы, сверки с контрагентами. Налоговые вопросы по импорту могут потребовать консультации налогового специалиста, которая оценивается отдельно, если она не включена в состав сопровождения.

Сравнение примеров показывает, что стоимость определяют сочетания параметров: режим, операции, сотрудники, вид деятельности. Один фактор редко решает все.

Одинаковая сумма в двух коммерческих предложениях может означать разное. Перед выбором уточните и запишите:

• какие участки учета входят: первичка, банк, налоги, отчетность, зарплата, кадры;
• по какому принципу рассчитывается цена: фиксированная сумма, оплата по числу операций, по числу сотрудников, смешанная схема;
• есть ли лимиты по числу документов, операций или сотрудников и что происходит при их превышении;
• как рассчитываются доплаты и когда о них сообщают клиенту;
• входят ли консультации, участие в проверках, ответы на требования налоговой и в каком объеме;
• как оплачивается приведение учета в порядок на старте;
• кто и в какие сроки передает документы и что происходит при задержке;
• как проверяется качество работы и кто отвечает за результат. В «Я Бухгалтер» предусмотрен внутренний контроль качества учета, но он не равен гарантии отсутствия ошибок, а порядок ответственности определяется договором;
• как оформляется замена сотрудника и что фиксируется в акте выполненных работ.

Чем подробнее перечень работ и правила расчета, тем легче проверить, за что вы платите. Размытая формулировка вроде «полное сопровождение» без раскрытия состава затрудняет сравнение.

Некоторые параметры клиент может изменить. Это не обещание экономии, а способы не платить за лишний объем работы:

• передавать документы вовремя и в удобном для обработки виде: электронном, с понятными названиями и описанием операций;
• разделять личные и корпоративные платежи: смешанные операции требуют дополнительных разъяснений;
• заключать договоры и оформлять первичку в понятной форме, чтобы не приходилось выяснять суть операции;
• передать только те участки, которые вы не готовы вести сами: например, налоги и отчетность отдельно от зарплаты;
• пересматривать состав обслуживания при изменении бизнеса: закрытие направления или сокращение штата снижает объем работ, а новое направление увеличивает.

Составьте профиль компании: форма, режим, число операций в месяц, число сотрудников, виды деятельности, наличие подразделений и юридических лиц. Определите, что передаете: все функции или отдельные участки. Проверьте состояние учета: если есть пропущенные периоды, оговорите отдельно их восстановление. Запросите предложения с перечнем работ, правилами расчета и порядком доплат, и сравнивайте их по составу, а не по итоговой сумме. Если какой-то пункт в предложении сформулирован неясно, уточните его до подписания договора, а не после первых счетов.