Управленческая отчетность для собственника: какие отчеты действительно нужны

Управленческая отчетность — это данные о деятельности компании, собранные в том виде, который нужен руководителю для решений: сколько денег пришло и ушло, где зарабатывается прибыль, кто и сколько должен, хватит ли средств на ближайшие платежи. Ее состав, формы и периодичность определяет сам собственник.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность устроена иначе. Ее состав и порядок представления установлены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и нормативными актами, а составляют ее по единым правилам и сдают в установленные сроки. Налоговые декларации и расчеты регулируются Налоговым кодексом.

Различие влияет на практику. Бухгалтерскую отчетность формируют по правилам, которые не учитывают вашу управленческую логику: она не покажет прибыль по каждому направлению или проекту, остаток денег по счетам на конкретную дату и разрывы между поступлениями и платежами. Эти данные можно получить из той же учетной базы, но для них нужны отдельные настройки и формы.

По закону обязательных управленческих отчетов нет. Из этого не следует, что они не нужны: обязательства могут возникнуть из других источников.

Банк может запросить отчет о движении денежных средств или данные о выручке при рассмотрении кредита. Инвестор или партнер по бизнесу может потребовать ежемесячные отчеты по согласованной форме. Такое требование закрепляется в кредитном договоре, соглашении с инвестором или внутреннем регламенте группы компаний. Тогда отчет обязателен для вас как условие договора, но не как требование закона.

Различайте также обязательность формы и обязательность данных. Дебиторскую задолженность отдельным отчетом можно не оформлять, но знать, кто и сколько должен, необходимо в любом случае, иначе нельзя планировать платежи.

Если у вас нет жестких внешних требований, начните с трех отчетов.

Отчет о движении денежных средств (ДДС) показывает фактические поступления и выплаты за период с разбивкой по статьям: оплата от покупателей, закупки, зарплата, налоги, аренда, кредиты. Он отвечает на вопросы, откуда пришли деньги и куда ушли, хватает ли их на текущие платежи.

Отчет о прибылях и убытках (ОПУ) показывает, заработала ли компания за период. В нем учитывается не оплата, а факт: выручка отражается, когда оказана услуга или отгружен товар, расходы — когда они возникли. Здесь видно, какую часть выручки съедают себестоимость и постоянные расходы и что остается.

Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности показывает, кто, сколько и с какого срока вам должен и кому должны вы. Это самая прикладная часть: по ней видно, где деньги застряли в неоплаченных актах и какие платежи поставщикам наступают в ближайшие недели.
Разница между ДДС и ОПУ принципиальна, и ее легче увидеть на условном примере.

Допустим, за месяц компания оказала услуг на 1 000 000 ₽, но клиенты оплатили только 600 000 ₽. Расходы за месяц составили 700 000 ₽, а заплатили поставщикам 750 000 ₽, потому что часть суммы закрывала долг прошлого месяца. По ОПУ прибыль составит 300 000 ₽ (1 000 000 − 700 000). По ДДС движение денег отрицательное: 600 000 − 750 000 = −150 000 ₽. Компания при этом прибыльна, но денег на счете стало меньше. Если смотреть только один из двух отчетов, картина будет неполной.

Дополнительные отчеты зависят от модели бизнеса и от вопроса, на который вы ищете ответ.

Для торговли обычно добавляют отчет об остатках и оборачиваемости товара: сколько денег лежит на складе и какие позиции продаются медленно. Полезен и отчет о марже по товарным группам или поставщикам.

Для производства нужен расчет себестоимости продукции. Без него трудно понять, на каком изделии вы зарабатываете, а на каком работаете в минус.

Для услуг и проектного бизнеса важна прибыль по проектам или клиентам: она показывает, где время и затраты команды окупаются.

Если вы запускаете новое направление или готовитесь к сезонному росту, пригодится платежный календарь. Это прогноз поступлений и платежей по датам, который заранее показывает кассовые разрывы.

План-факт анализ — сравнение бюджета с реальными цифрами — имеет смысл, когда бюджет у вас действительно есть и по нему принимаются решения. Если плана нет, этот отчет сравнивать не с чем.

Управленческий баланс — сводка активов и обязательств компании на дату, включая деньги, дебиторскую и кредиторскую задолженность, запасы и займы, — обычно нужен компаниям с несколькими юридическими лицами, значительными запасами или заемным финансированием. Для небольшой компании с простой структурой он часто избыточен, и на первом этапе вполне достаточно трех базовых отчетов.

Критерий отбора простой: для каждого отчета назовите решение, которое он помогает принять. Если вы не можете сказать, какое именно, отчет пока не нужен. Отчет, который никто не открывает, только отнимает время сотрудников и усложняет учет.

Второй признак здравого набора: цифры в разных отчетах сходятся между собой. Прибыль по ОПУ, движение денег по ДДС и изменение задолженности связаны, и расхождение между ними должно объясняться. Если не объясняется, значит, в учете есть ошибки или статьи разнесены по-разному.

Качество управленческих отчетов определяется не формой таблицы, а тем, как собираются данные. Перед началом работы согласуйте:

• перечень отчетов и периодичность их формирования;
• статьи доходов и расходов, по которым нужна разбивка, и направления бизнеса или проекты, по которым считается результат;
• кто и в какой срок передает первичные документы и данные, которых нет в бухгалтерской программе, например о предоплатах, расчетах наличными и расходах без документов;
• в какой момент отражаются выручка и расходы и как вы хотите учитывать неоплаченные акты;
• в каком виде и кому приходит отчет.

В «Я Бухгалтер» состав сопровождения определяется под задачи конкретного клиента, а распределение задач между клиентом и исполнителем фиксируется до начала работы. Для управленческой отчетности это означает: если вам нужны данные для решений, а не только отчеты для налоговой, обсудите это на старте, чтобы подготовка отчетов не оказалась вне согласованного объема работ.

Бухгалтер может передать данные из учета, но управленческие смыслы заданы вами. Только собственник знает, какие направления считать отдельно и какие показатели важны для решений. Бухгалтер отражает это в учете и отчетах.

Если управленческой отчетности у вас нет, действуйте по шагам:

1. Сформулируйте три вопроса, на которые сегодня сложно ответить: например, хватит ли денег на следующий месяц, на чем вы зарабатываете больше всего, кто задерживает оплату.
2. Подберите отчеты под эти вопросы: чаще всего это ДДС, ОПУ и расшифровка задолженности.
3. Проверьте, какие данные для них уже есть в учете, а каких не хватает.
4. Зафиксируйте периодичность, ответственных и сроки передачи данных.
5. После двух-трех циклов уберите отчеты, которыми вы не пользуетесь, и добавьте те, которых не хватило.